A proposta que trará controle do ciclo de vida documental reduzindo a quantidade de papéis e liberando espaço no arquivo, vem ao encontro do recém-lançado programa “Papel Zero – São Caetano 100% Digital”, que pretende eliminar o uso do papel em documentos oficiais, conquistando mais agilidade, economia e transparência. Para que um documento possa deixar de ser produzido em papel e passar a existir apenas no meio digital, obrigatoriamente esse documento precisa fazer parte da Tabela de Temporalidade de Documentos e assim ter seus prazos de vida completamente previstos e aprovados.

“O Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos (PC e TTD) de uma instituição é a base do que chamamos de Gestão Documental e é o que irá diferenciar entre apenas acumular papel e fazer a gestão completa de documentos”, explicou a Secretária de Governo, Marília Marton.

O projeto de gestão documental

Tem um diagnóstico de temporalidade para cada informação atendendo a validade jurídica e fiscal, utilização e prazos legais. O TTD promoverá a gestão e a proteção aos documentos de arquivo para apoio às ações da Administração, cultura, desenvolvimento científico e elementos de prova e informação. “A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) definirá quais dentre todos os documentos produzidos pela Prefeitura, por exemplo, poderão ser eliminados e em qual tempo e quais serão de guarda permanente por garantir o resgate da memória institucional ou por garantir direitos”, afirmou Luís Marcos Salvador, do Arquivo Público Municipal.

É a TTD que irá garantir que todo documento produzido no âmbito da Prefeitura, terá seus prazos de vida classificados e cumpridos. Devem existir vários PCs e TTDs, um para cada Secretaria, por exemplo, classificando e relacionando os documentos das atividades “fim” e outra geral para as atividades “meio”.

Enfim, Essas atividades se referem à ação, encargo ou serviço que um órgão leva para o efetivo desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos. “Os documentos fim são essenciais para o seu funcionamento, um exemplo são os históricos escolares ou prontuários médicos. Já os documentos meio são de caráter instrumental e acessório como os ofícios, a contratação de serviços ou pareceres técnicos e jurídicos”, finalizou Luís Marcos.