São Bernardo do Campo conclui virtualização de processos e oferta cerca de 900 serviços de forma totalmente digital

Primeira cidade do ABC Paulista a implantar um governo digital, S Bernardo do Campo concluiu o processo de virtualização de serviços disponíveis ao cidadão e dá um novo passo para se uma referência nacional em transformação digital pública. Desde janeiro de 2020 – início do projeto de transição para um governo 100% Digital – até agora, a Prefeitura digitalizou ao menos 446 novos assuntos, somando-se aos que já haviam  implantados nos últimos cinco anos. Com isso, o Município alcançou a marca de 900 assuntos digitais disponibilizados no sistema e zerou o cadastro de processos no modo físico.

A transformação tecnológica em São Bernardo do Campo começou em 2016 e se desenvolveu de forma gradual, por ser um processo inovador e inédito na região, e que gerava certa resistência de parte dos servidores públicos à mudança.

Os primeiros processos internos e externos foram automatizados e barreiras foram superadas a partir de uma parceria com a Softplan, uma das maiores desenvolvedoras de software do Brasil e responsável pela solução implantada no município. Atualmente, a iniciativa serve de inspiração para as cidades da região que buscam trilhar este objetivo, que envolve a otimização das rotinas de trabalho e o fornecimento de serviços de forma mais ágil e eficiente ao cidadão.

Até o ano passado, a mudança do cadastramento de processos para o digital era feita nas ações de maior volume de demanda aos servidores municipais, mas  expandida para outros procedimentos com a chegada da pandemia de covid-19. Assim, com a automação de processos, a instituição ganhou aumento de produtividade, confiabilidade de dados, padronização de processos, além da centralização de informações, transparência e apoio na tomada de decisão através de enorme variedade de indicadores úteis para a gestão pública.

De acordo com Luciane Pazin Mauro, coordenadora da Softplan no projeto de Transformação Digital da cidade, muito dessa aceleração ocorreu devido a necessidade de permitir o trabalho remoto por parte dos funcionários da prefeitura (hoje realizado por escala) e a oferta de serviços digitais diante do isolamento social dos moradores. Além disso, a oportunidade de virtualizar procedimentos que ainda ingressavam na prefeitura de forma física (cerca de 20% do total até 2019), onerando maiores recursos de operações logísticas e de armazenamento foram um gatilho para acelerar a migração para o digital.

O teletrabalho

De acordo com, foi determinante para adesão dos servidores ao projeto porque quebrou-se barreiras antigas quanto ao uso de sistemas eletrônicos e eles perceberam a importância dos processos digitais, sobretudo neste momento, sem ser preciso aguardar a tramitação de pastas físicas de papel entre as repartições municipais. Nossa equipe passou a fazer reuniões e alinhamentos do projeto por videoconferência e, gradativamente, conseguimos virtualizar assunto por assunto, serviço por serviço e disponibilizando os mais relevantes no Portal de Atendimento. Os servidores também  treinados para operar os recursos do sistema, explica Luciane.

Cidade 100% digital

A virada total do “zero ao 100% digital” aconteceu em 1º de junho de 2020 e, desde então, os cidadãos têm acesso remoto a diferentes serviços que antes incluíam a ida até os órgãos públicos, filas presenciais por atendimento e mais tempo de espera por uma resposta para as solicitações. Ao todo, são 255 serviços digitais disponíveis diretamente ao público no portal de atendimento, que já chegou a se acessado por cerca de quatro mil pessoas em um único dia. Dentre os recursos mais procurados está a emissão do Cartão Nacional da Pessoa Idosa, que, antes levava cerca de 40 dias para ficar pronto e, hoje, e efetivado em minutos. Desde outubro de 2016, quando o serviço passou a ser disponibilizado via PRODIGI, mais de 41 mil cartões do gênero foram solicitados por meio eletrônico.

Em termos práticos essa transformação digital para o cidadão e demais usuários, como escritórios de contabilidade e arquitetura, se reverte em três benefícios principais:

• comodidade, porque eles conseguem solicitar serviços sem sair de casa;
• celeridade, uma vez que os processos digitais são mais ágeis
• e resolvem entraves burocráticos em alguns cliques,
• evitando demoras relacionadas a tramitação física de documentos; e transparência,
• porque as pessoas conseguem acompanhar o andamento da solicitação
• e acessar a pasta digital do processo em tempo real pelo portal, destaca.

O projeto traz ainda resultados positivos em outras esferas, como a ambiental, em que a eliminação do uso de papel. Entre os anos de 2017 e 2020 ao menos 4,7 milhões de folhas de papel foram economizadas com o cadastramento digital no PRODIGI, número que equivale a 470 árvores poupadas. A longo prazo também soma-se à economia gastos com pastas, tintas e impressões, malote, combustíveis para o transporte de documentos e a liberação de espaço físico para arquivo e microfilmagem de processos. Em contrapartida, parte dos recursos economizados sao reinvestidos em tecnologia e no aumento da capacidade de armazenamento dos dados, visto o crescimento significativo e constante no uso da plataforma.

Embora a prefeitura esteja 100% digital, ainda existem trabalhos a serem feitos.

Afinal, a ideia e que os processos ad-hoc, possam se feitos de maneira automatizada com o auxílio do Solar BPM (solução da Softplan que origina o PRODIGI),

• fazendo com que os servidores ganhem tempo entre as tramitações e suas tarefas.
• Também, os ritos processuais que  transformados em digital,
• começam a ganhar uma nova cara,
• e com isso, os processos serao cada vez mais otimizados pela nova maneira de trabalho, conclui Luciane Pazin Mauro.